Tugas Individu
MK :
TIK II
Dosen :
Muh. Erwin R.S.Kom,SKM,M.Kes
LANGKAH - LANGKAH MEMBUAT
MICROSOFT ACCES 2007
NUR AENI
13.03.028
PRODI D-III REKAM MEDIS DAN
INFORMASI KESEHATAN
STIKES PANAKKUKANG MAKASSAR
2014
KATA
PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang
maha pengasih lagi maha penyayang, karena berkat rahmat dan hidayah-Nya,saya
bisa menyusun dan menyajikan makalah yang berisi tentang “Microsoft
Access” sebagai salah satu tugas kuliah Dasar Komputer. Penulis juga mengucapkan
terimakasih kepada Bapak Muh.Nur Ihsan selaku dosen mata kuliah Dasar Komputer
yang telah memberikan bimbingannya kepada penulis dalam proses penyusunan
makalah ini. Tak lupa penulis mengucapkan terimakasih kepada berbagai pihak
yang telah memberikan dorongan dan motivasi.
Makalah ini disusun dan dibuat
berdasarkan materi materi yang ada. Materi – materi ini bertujuan agar dapat
menambah pengetahuan dan wawasan dalam belajar teknologi informasi dan
komunikasi. Serta dapat memahami nilai-nilai dasar yang direfleksikan dalam
berpikir dan bertindak.
Penulis menyadari bahwa dalam
penyusunan makalah ini masih terdapat banyak kekurangan dan jauh dari
kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik serta saran yang
membangun guna menyempurnakan makalah ini dan dapat menjadi acuan dalam
menyusun makalah-makalah atau tugas-tugas selanjutnya.
Penulis juga memohon maaf apabila
dalam penulisan makalah ini terdapat kesalahan pengetikan dan kekeliruan
sehingga membingungkan pembaca dalam memahami maksud penulis.
Penulis
BAB I
1.1 Latar Belakang
Microsoft Access (atau Microsoft Office Access)
adalah sebuah program
aplikasi basis
data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan
rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota
dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis
yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.
Microsoft Access adalah
sebuah program aplikasi untuk mengolah Database model relasional karena terdiri
dari lajur kolom dan baris. Dalam merancang database antara Tabel, Form, Query,
Report, Macro, Modul dan Pages saling terkait sehingga dapat dikoordinasikan
dalam pembuatan Tombol Macro, Menu Drop Down dan Menu Switchboard. Microsoft
Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti
menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di
Microsoft Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel
dan efisien. User interface (UI) baru ini dirancang untuk membantu
mahasiswa bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh
fasilitas dan fungsi yang ada. Dengan Microsoft Office Access mahasiswa dapat
merancang Aplikasi Database diantaranya yaitu untuk membuat aplikasi program:
1.
Administrasi Pendidikan,
2.
Gaji Karyawan/Pegawai,
3.
Kehadiran/Absensi,
4. Persediaan Barang,
5. Penjualan dan Pembelian,
6. Antrian Kunjungan Berobat.
Selain itu, masih banyak aplikasi lainnya yang
bisa mahasiswa buat dengan Microsoft Access.
1.2. Perumusan Masalah
1. Sejarah
2. Versi
3. Penggunaan
4. Fitur
6. Pengertian Database
7. Memahami prosedur
pengoprasian Aplikasi
Tujuan
Diharapkan mahasiswa
dapat memahami:
1. Pemanfaatan Aplikasi Microsoft Access
Dasar tentang Pembuatan Tabel (Form), Struktur Data (Database),
Penyimpanan Data (Table), Laporan (Report), Menu Aplikasi, serta
komponen-komponennya.
2.
Alur Data dan Pengolahan Struktur Data (Database) Aplikasi Microsoft.
LANGKAH
- LANGKAH MEMULAI MICROSOFT ACCESS 2007
Ø Klik tombol
Start.
Ø Lanjutkan dengan
memilih All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access
2007 atau dengan cara mengklik dua kali icon Microsoft Office Access 2007 yang ada
di Desktop komputer.
Tampilan
Awal Microsoft Office Access 2007
Secara
garis besar, tampilan awal ini terdiri atas lima bagian, yaitu:
1.
Office Button Berisi kumpulan task yang sering digunakan antara lain: New,
Open, Save, Save As, Close Database
2.
Template Categories Berisi kelompok-kelompok template
database.
3. New Blank Database Berisi icon
perintah untuk menciptakan database kosong.
4. Featured Online Templates Berisi
tampilan template untuk di Download ke Internet
5.
Open Recent Database Berisi daftar nama-nama database yang telah
dibuka sebelumnya.
A. Membuat Database
Untuk
membuat sebuah Struktur Data (Database) kosong, langkah langkahnya cukup
mudah, yaitu:
1.
Pada halaman awal Microsoft Access 2007,
pilihlah kelompok Featuring pada
panel sebelah kiri.
2. Lanjutkan dengan memilih New
Blank Database (memulai penyusunan struktur data baru) pada daftar
template.
3.
Selanjutnya pada panel di sebelah kanan, kalian akan diminta untuk memberikan
nama file database yang akan dibuat. Nama database ini secara otomatis tertulis
namanya sebagai Database1.accdb. Gantilah nama pada kotak File
Name, dalam hal ini sebagai contoh berilah nama dengan ‘DATA PASIEN’
4. Klik icon browse
untuk menempatkan lokasi file ‘Latihan.accdb’
5. Kemudian klik tombol Create. Perlu
diketahui bahwa ekstensi file yang diberikan pada Access 2007 adalah *.accdb. Hal ini
berbeda dengan ekstensi file Access pada versi terdahulu.
6. Setelah kalian menekan tombol Create,
akan terbuat sebuah database yang masih kosong. Kemudian kalian akan dihadapkan
pada bidang kerja seperti berikut:
Sampai tahap ini kalian telah
mempelajari cara membuat database kosong (New Database) dengan
Access 2007.
D.
Membuat Struktur Data (Database) pada Table
1. Bukalah database
yang telah dibuat sebelumnya yaitu ‘Latihan.accdb’
2. Klik tab menu Create
3. Klik icon Table Design
4. Akan tampil halaman seperti berikut:
5. Input Field Name, Data
Type, Field Size, Caption seperti yang
telah disusun sebelumnya. Cermati gambar di bawah.
6. Berikan Field Kunci (Primary Key) untuk
field Nomor Induk (tujuannya untuk menghindari terjadinya pemasukan Nomor
Induk yang sama/Double atau pekerjaan berulang)
7. Klik field
NIM
8. Klik icon Primary Key
9. Klik Icon Save
untuk menyimpan table tersebut
10. Maka muncul form dialog Save
As
11. Ketik Identitas Pasien untuk memberi
nama table (nama salah satu rangkaian struktur data) tersebut
E.
Mengedit Struktur Data (Database) pada Table
Jika kalian ingin memperbaiki (mengedit) salah satu
field pada BIODATA MAHASISWA yang terdapat pada table, misalnya field Jenis
Kelamin Data Type menjadi Lookup Wizard maka
tahapannya adalah seperti berikut ini:
1.
Klik kanan pada IDENTITAS PASIEN: Table
2. Pilih dan klik Design View
3. Klik pada Text Data Type Jenis
Kelamin pilih Lookup Wizard…
4. Klik option I will type in the
values that I want
5. Klik Next
6. Isi pada Number
of columns dengan nilai 2, Col : L-Laki-Laki, Col2 : P-Perempuan
7. Klik Finish
Field Jenis Kelamin sudah berhasil kalian edit
tipenya menjadi Lookup Wizard, maka hasilnya nanti pada saat setiap
penginputan data tidak perlu diketik lagi namun hanya memilih L/P.
|
F.
Mendesain Bentuk Tampilan (Form)
Ø Untuk
membuat Form pastikan tab menu Create aktif
Ø
Klik icon Form Design
Maka selanjutnya akan muncul Form
Design Standar seperti dibawah ini
1. Memasukkan Fields ke Form
a)
Klik icon Add Existing Fields untuk mengeluarkan Field List
b) Double klik satu persatu pada Field
untuk memasukan field ke dalam form
2. Membuat
Tombol Perintah
Button berguna
untuk membuat tombol perintah pada form. Tombol Button akan melaksanakan
intruksi sesuai dengan perintah sesuai tombol Button yang Bapak/Ibu pilih agar
memudahkan pengoperasian pada saat entry data.
a) Klik tombol Button yang
ada pada menu Design.
b) Arahkan kursor ke dalam bagian bawah
form dimana tombol Button akan diletakkan kemudian klik.
c) Setelah
diklik akan muncul form aksi (Actions) yang dikelompokkan menurut
kategorinya (Categories). Pada contoh berikut ini kalian akan
menentukan pilihan
tombol untuk menambah record (data).
d) Klik option Text: Pada
kotak text ketik Tambah, klik Next
e) Ketik nama tombol cmdTambah dan
klik Finish
f) Kerjakan dengan perintah yang sama
untuk tombol Hapus dan Keluar dari Form.
3. Memberikan Judul Tampilan (Form)
a) Klik icon Label
b) Arahkan kursor ke dalam bagian atas
form dan klik, ketik IDENTITAS PASIEN
c. Isi kolom yang sudah di buat seperti gambar di bawah ini :
d. maka akan tampil gambar seperti di bawah ini :
4. Mengedit
Caption Field
a) Klik Caption yang akan di edit misalnya Nomor
Urut
b) Klik Property
Sheet, maka muncul daftar Property
c) Pada tabulasi Format ganti
Caption dengan No. Urut
G.
Mendesain Model Print Out (Report)
Pada
kasus ini kalian akan mengunakan fasilitas Wizard agar cepat
dalam pembuatan laporan atau report. Berikut adalah tahapannya:
1. Pastikan tab menu berada pada Create,
klik icon Report Wizard
2. Maka muncul form dialog seleksi field
berikut
3. ❶Klik tanda > untuk memilih field yang akan di
tampilkan ke laporan (pada contoh ini No tidak di pilih), ❷klik Next, dan ❸klik Next sekali lagi
4. Maka selanjutnya akan muncul form grouping.
Pada
tahap ini ditanyakan apakah kalian mau membuat Group data? Pada contoh ini kita
tidak akan membuat grup data. Untuk itu langsung klik Next.
5. Selanjutnya akan muncul form Sort
order seperti di bawah ini.
Pada tahap ini ditanyakan apakan kalian mau mengurutkan data ? Apabila Ya, berdasarkan field apa? Pada contoh ini urutkan data berdasarkan field NIM.
Ø Klik pada combo
1, urutkan berdasarkan NIM. Klik Next
6. Selanjutnya
akan muncul form dialog mengatur kertas report,
Ø klik
Orientation : Landscape. Klik Next
7.
Selanjutnya akan muncul pilihan setelan report seperti di bawah ini:
8.
Selanjutnya akan muncul kotak teks untuk memberi nama Report yang telah dibuat.
9. Maka terciptalah Model Print Out
secara Laporan yang siap dicetak dengan tampilan seperti berikut:
H. STRUKTUR MEMBUAT QUERY WIZARD
a. Klik create kemudian
pilih Query Wizard seperti gambar di bawah ini :
c. Pindahkan semua nama yang ada di colom “available fields” ke “ selected
fields” kemudian pilih next :
d. Pilih Modify the query
design seperti di bawah ini kemudian pilih finish :
Akan tampil gambar
seperti di bawah ini
Atau pilih query design
maka akan muncul tampilan seperti berikut :
Kemudia pilih table 2
lalu klik Add
Akan muncul tampilan
seperti idi bawah ini kemudian isi kolom criteria :
e. kemudian pilih run
lalu isi Kotak dialog dengan No. RM :
f. maka akan muncul
tampilan seperti di bawah ini :
BAB III
PENUTUP
Demikian
makalah ini dapat diselesaikan. Kepada semua pihak yang telah membantu
penyusunan makalah ini penulis ucapkan terima kasih. Dan diharapkan
dapat dipahami oleh pembaca. Sehingga pembaca tersebut dapat menambah
wawasan dan pengetahuannya. Penulis ucapkan puji syukur atas kehadirat
Tuhan Yang Maha Esa, karenanya penulis dapat menyelesaikan makalah ini.
Semoga makalah ini berguna bagi para pembaca.
1.Kesimpulan
MEMULAI MICROSOFT ACCESS
Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara
Task bar Windows 95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Start –
Program – Pilih – Program MS-Access .
LEMBAR KERJA MS- ACCESS
Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan
tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data
base baru dengan dua cara
1. Blank Access Database
2. Access database Wizards. Pages end Projects dan adalagi pilihan
yang disediakan yaitu
3. Open Existing File.
MEMBUKA FILE DATABASE
Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah
dibuat dan disimpan sebelumnya selain membuka jendela database yang
pernah dibuat sebelumnya Anda bisa membuka jendela database baru
yang masih kosong caranya dengan memberi perintah Klik menu file
pilih New atau pada Toolbars klik tombol news seperti berikut
MENUTUP FILE DATABASE
Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka
sebelum menutup file simpan seluruh data yang pernah Anda
MENUTUP PROGRAM MS ACCESS
Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access
untuk dari program tersebut langkahnya sebagai berikut :
Klik menu File pilih Exit
MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKAN.
Membuat Tabel
MENGGUNAKAN MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKAN.
INPUT DATA RECORD
Setelah mengatur semua ketentuan dalam sebuah desain table adalah
memasukan data Record yang dapat dilakukan dengan memalui jendela
Data Sheet View dari sebuah table selain itu dapat juga melakukan
proses Editting dengan menyunting data yaitu proses penambahan data
record , memindah data Record, menyalin Data Record ataupun
menghapus data record
MENGECEK HASIL ENTRY DATA
Setelah data dimasukkan program database diperiksa proses
pemindahan dan pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur atau
intruksi kerja
MENGISI CHECK LIST ENTRY DATA
Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan keberhasilan proses
pemindahan dan pemasukan data
2.Saran
Saya
menyarankan bagi anda yang hanya mau belajar dan memakai database untuk
jaringan local (lab.komputer,warnet,dan perkantoran) sebaiknya pakai
Ms.acces karena mempunyai tampilan yang bagus dan lebih mudah
penggunaannya
Daftar
pustaka
